Rechnungswesen Software entlastet Startups und schafft Sicherheit

Als Jungunternehmer, der diesen Blog und weitere Webseiten bisher noch in Teilzeit betreibt, habe ich mir natürlich auch Gedanken gemacht, wie es mit der Buchhaltung meines Kleinunternehmens am Besten läuft und tatsächlich nicht den Weg zur kostenlosen Buchhaltungssoftware gesucht, sondern ein bisschen Geld investiert und mir professionelle Hilfe gekauft. Ich möchte hier einfach nur ein bisschen über das Thema schreiben und zur Diskussion anregen, wie es in Eurem Jungunternehmen mit der Thematik aussieht.

Jedes Startup hat  doch ein zentrales Ziel: Auf der Grundlage solider Arbeit möchte es möglichst gute Umsätze erzielen, möchte Arbeitsplätze und den Mitarbeitern ein einträgliches Auskommen sichern. Doch vielleicht gerade kleine Startups oder sogar Freiberufler wie Künstler oder Ärzte stehen dabei vor einer besonderen Herausforderung: Sie wissen, dass ein perfektes Rechnungswesen unverzichtbar ist, um den Überblick über Rechnungen, Aufträge und Zahlungseingänge zu behalten. Sie möchten aber auch, dass der Aufwand für diesen Bereich der Buchhaltung möglichst gering gehalten wird – schließlich sollen viele Daten verlässlich und schnell abrufbar erfasst werden und eventuell noch eine digitale Verarbeitung erlauben und am Ende den nötigen Freiraum für die eigentliche Arbeit schaffen. Wenn man seinen Startup Visionen alleine oder nur mit einem Partner folgt und nicht die großen Investoren an Land ziehen kann,  ist es wichtig, den Überblick in den Finanzen möglichst preiswert zu behalten.

Gerade kleine Jungunternehmen entscheiden sich deshalb wahrscheinlich für eine Rechnungswesen Software, die diese Ansprüche in sich vereint. Der Vorteil einer Rechnungswesen Software, wie sie beispielsweise Lexware faktura + auftrag anbietet, liegt auf der Hand: Vorbei die Zeiten, da Daten von Kunden immer wieder in Rechnungen eingearbeitet werden müssen. Vorbei die Zeiten, da Rechnungen bei jedem Auftrag aufwendig neu geschrieben und abgeheftet werden müssen. Eine gute Software sollte die Stammdaten aller Kunden mit denen der Aufträge verknüpfen und auf diese Weise möglich machen, dass Daten nicht bei jedem Auftrag neu eingegeben werden müssen, sondern immer wieder neu genutzt werden können. Das erspart jedem Gründer eine Menge Zeit und Arbeit.

Grundsätzlich sollte eine gute Rechnungswesen Software alle Belege vom Angebot bis zur Rechnung erfassen, aber auch Gutschriften und Sammelrechnungen speichern. Bei jedem Beleg sollte die fortlaufende Nummerierung genutzt werden, aber auch die Historie des Bestellvorgangs hinterlegt sein – so erübrigt sich die oft zeitraubende Recherche in Aktenordnern. Bei bestehenden Fristen von Rechnungen und Angeboten sollte eine Wiedervorlage erfolgen. Zusätzlich sollten individuelle Konditionen, die auf jeden Kunden zugeschnitten sind, hinterlegt sein, so dass spezielle Angebote oder ein besonderer Skonto nicht bei jeder Rechnung neu eingepflegt werden müssen. Zudem wäre es natürlich gut, wenn die Software die Option eines dreistufigen Mahnverfahrens enthält, so dass Nutzer sicher sein können, dass ihnen kein säumiger Zahler entgehen kann.

Der eigentliche Mehrwert solcher Software besteht aber in der Anbindung an Schnittstellen anderer Programme. Grundsätzlich sollte ein Daten-Im- und -export möglich sein.