Heute habe ich mal wieder einen Tipp für alle Startups und Gründer. Die eigene tolle Idee gewinnbringend an die Frau oder den Mann zu bringen, ist eine große Herausforderung. Ist dies geschafft und beginnt sich das eigene Projekt zu monetarisieren, dann wird man mit vielen formellen Dingen konfrontiert. Wäre es da nicht schön, wenn sowohl der Papierkram als die gesamte formelle Kommunikation im Unternehmen papierlos, einfach und unkompliziert ablaufen würde? Oder wenn der Archivordner mit wichtigen Dokumenten wie Rechnungen und Belegen überall und jederzeit verfügbar wäre? Da auch ich mich mit diesen Fragen beschäftigt habe, bin ich auf fastbill.com gestoßen. Die webbasierte Unternehmenssoftware des Unternehmens ermöglicht all‘ dies für kleine Unternehmen und Selbständige.
Denn egal ob Gründer, Startup, Freiberufler und Freelancer…alle müssen regelmäßig Rechnungen und Angebote schreiben und verschicken, Belege sammeln und dem Steuerberater übergeben, Zahlungseingänge kontrollieren und die Finanzen im Überblick behalten. Was viele als notwendiges und zeitaufwändiges Übel akzeptieren, wollten die Macher von FastBill nicht einfach nur hinnehmen, sondern mit einer einfachen und günstigen Lösung besser machen: „Wir glauben, dass Briefe und Dokumente in Papierform für die Unternehmenskommunikation ein veraltetes Konzept sind. Sowohl die technologischen Möglichkeiten, als auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen für eine papierlose Unternehmenskommunikation sind mittlerweile gegeben. Was mit der E-Mail bereits seit vielen Jahren und bei informeller Kommunikation normal ist, folgt nun auch bei formeller Korrespondenz, wie z.B. in der Buchhaltung.“, so René Maudrich, Geschäftsführer bei FastBill.
Dass der Umgang mit Papierkram längst einfach sein kann, hat FastBill mit vielen innovativen Ansätzen in den letzten Monaten bereits mehrfach bewiesen. Egal ob online Rechnung schreiben und verschicken, Belege einfach per Smartphone scannen oder Rechnungen online bezahlen lassen; Papierkram lässt sich heute schnell und mobil von jedem Standort aus erledigen. FastBill löst damit nicht nur die gewohnten Helfer wie Word und Excel für die Abrechnung ab, sondern schafft Erleichterung, Zeitersparnis und völlig neue Möglichkeiten rund um Abrechnung und Buchhaltung.
FastBill ermöglicht das papierlose Büro für kleine Unternehmen
Auch, wenn der Schreibtisch vermutlich nie ganz von Papier (z.B. Post-its oder Notizen) befreit werden wird, so ist der Schritt in Richtung Ordnung und Struktur in der Buchhaltung mit FastBill riesig. Dokumente können schneller wiedergefunden werden, der Austausch mit den Kunden funktioniert zielgerichteter. Ob Rückfragen, Zahlungsstatus oder Hinweise, dank online Austausch mit dem Kunden direkt im Dokument sind alle wichtigen Informationen und Zahlen aktuell für beide Seiten transparent sichtbar. Auch den Steuerberater wird dies freuen, denn die Zeiten von Schuhkartons voller Belege und Ordnern mit Papier dürften dank FastBill keine große Rolle mehr spielen. Das „Original“ bleibt so für beiden Seiten leicht auffindbar im FastBill Account auf Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland.
Schaut man sich nach Alternativen zu FastBill im Netz um, so finden sich auf den ersten Blick eine Hand voll ähnlicher Services. Bei genauerem Hinsehen ist FastBill jedoch nicht nur preislich mit 5€ (netto) / Monat unschlagbar, sondern legt neben Funktionen wie Angebote und Rechnungen erstellen auch besonderen Wert auf die Kostenseite, bzw. die Belege im Unternehmen. Da die wenigsten Unternehmen ja nur mit Einnahmen funktionieren, ist dieses Detail nicht zu vernachlässigen. Eingehende Dokumente lassen sich neben der Scan-App auch leicht per E-Mail an die persönliche FastBill Inbox weiterleiten und somit von überall archivieren und abrufen. Dank webbasierter Technologie ist dafür lediglich ein Internet-fähiger Browser nötig, egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs per Tablet oder Smartphone.
- Dokumente erstellen und verschicken – z.B. Rechnungen, Angebote, Mahnungen, etc. per E-Mail oder Post verschicken
- Dokumente empfangen und archivieren – z.B. Belege und eingehende Rechnungen per App, Upload oder E-Mail
- Überblick über Finanz-Kennzahlen
- Kundenverwaltung und transparenter Austausch mit Kunden, dem Team oder dem Steuerberater
- Austausch mit weiteren System (z.B. DATEV Export oder Shops)
Obwohl sich FastBill optisch heute bereits deutlich von typischen Buchhaltungstools unterscheidet, arbeitet das Team nach eigenen Aussagen bereits an einer völlig neuen Benutzeroberfläche. Hinter dem Projekt mit dem Namen PaperX steckt eine komplette Neugestaltung mit zusätzlichen Feature Updates, um der Vision der papierlosen Bürokommunikation noch näher zu kommen. Von der Menüstruktur bis hin zur Detaildarstellung wurde so gut wie kein Stein auf dem anderen gelassen. Das Ergebnis kann sich schon jetzt sehen lassen, denn die geschlossene Beta-Phase öffnet vor kurzem die Tore. In wenigen Wochen soll es dann auch öffentlich verfügbar sein. Hier schon mal ein Ausschnitt der neuen Kundenakte:
Wer FastBill einmal ausprobieren möchte, dem steht nach der Anmeldung ein 30 Tage langer, kostenloser und unverbindlicher Testzeitraum zur Verfügung. Ich bin gespannt auf Erfahrungsberichte.
