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Lohnabrechnung selbst machen, vom Steuerberater oder komplett auslagern? Der Kostenvergleich für Startups

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Mit der ersten Festanstellung kommt auf ein Startup eine Aufgabe zu, die sich jeden Monat wiederholt und keinen Aufschub duldet. Gehälter müssen korrekt berechnet, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge rechtzeitig abgeführt und Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt übermittelt werden. Das Team kann mit einer Software selbst abrechnen, die Lohnbuchführung einer Steuerkanzlei überlassen oder die Abrechnung vollständig an einen Payroll-Dienstleister geben. Welcher Weg am wenigsten kostet, zeigt erst eine Rechnung, die neben den Gebühren auch die eigene Arbeitszeit erfasst. Rechenbeispiele für drei, zehn und 25 Beschäftigte machen beide Posten sichtbar und zeigen, ab welcher Teamgröße sich das Verhältnis verschiebt.

Vier Posten gehören in jede Kostenrechnung

Im Cashflow eines jungen Unternehmens fallen vor allem die Gebühren auf, die jeden Monat an Kanzlei, Dienstleister oder Softwareanbieter fließen. Vollständig wird der Vergleich aber erst mit allen vier Kostenblöcken:

  • laufende Gebühren, meist je Person und Monat berechnet
  • interne Arbeitszeit für Erfassung, Kontrolle, Freigabe und Rückfragen
  • einmalige Kosten, wenn neue Lohnkonten eingerichtet werden
  • Folgekosten von Fehlern, vom Korrekturlauf bis zur Nachzahlung

Die Beispiele rechnen mit offengelegten Annahmen

Gebühren stehen in Preislisten und Verordnungen. Die eigene Zeit dagegen kann jedes Team nur schätzen. Eine Stunde interner Arbeit geht mit 45 Euro in die Rechnung ein, auf die wir uns in diesem Beitrag beziehen. Beim Selbstabrechnen mit Software sind zehn Minuten je Person für Erfassung und Kontrolle angesetzt, dazu eine Stunde im Monat für Freigabe, Zahlungen und Ablage. Wer die Abrechnung abgibt, sammelt weiterhin Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Vertragsänderungen und prüft die Ergebnisse. Dafür sind fünf Minuten je Person und eine halbe Stunde Abstimmung im Monat angesetzt.

Bei eigener Software ist die Lizenz der kleinere Posten

Für zwei seiner drei Servicestufen veröffentlichen Anbieter wie Paychex oder Lexoffice Listenpreise. Im Self-Service, bei dem das Team selbst abrechnet, kostet die Lohnsoftware von Paychex monatlich 19 Euro Grundgebühr plus 3,90 Euro je Person. Bei drei, zehn und 25 Beschäftigten sind das 30,70 Euro, 58 Euro und 116,50 Euro im Monat. Schwerer wiegt die eigene Zeit. Bei zehn Personen kommen nach den Annahmen zwei Stunden und 40 Minuten zusammen, also 120 Euro. Tools mit automatischer Plausibilitätsprüfung und Probeabrechnung verkürzen diesen Posten, weil Fehler schon vor der Freigabe auffallen.

Für Kanzleien setzt die Vergütungsverordnung den Rahmen

Als gesetzliche Gebühr setzt § 34 der Steuerberatervergütungsverordnung für die monatliche Abrechnung eines Beschäftigten 6 bis 30 Euro an. Die Lohnsteueranmeldung ist darin enthalten. Wo eine Kanzlei im Rahmen landet, entscheidet sie laut § 11 unter anderem anhand des Umfangs und der Schwierigkeit der Arbeit, der Bedeutung der Angelegenheit, der wirtschaftlichen Lage des Mandanten und ihres Haftungsrisikos. Einen Regelsatz nennt die Verordnung nicht. Als neutraler Wert dient deshalb die Mitte des Rahmens, also 18 Euro je Abrechnung. Zehn Beschäftigte kosten damit 180 Euro im Monat zuzüglich 80 Minuten eigener Zeit für 60 Euro.

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Niedrigere Rahmen sieht die Verordnung nur für Vorarbeit des Mandanten vor. Für fertige Buchungsunterlagen sind es 2,50 bis 9,50 Euro, für Eingaben in Programme der Kanzlei 1,20 bis 4,20 Euro zuzüglich einer Vergütung für die Datenverarbeitung. Die eigene Zeit nähert sich dann dem Aufwand beim Selbstabrechnen. Sonstige Hilfe rund um Lohnsteuerabzug und Lohnbuchführung rechnet die Kanzlei nach Zeit ab, laut § 13 mit 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde. Abweichende Honorare erfordern eine Vergütungsvereinbarung in Textform.

So verteilen sich die Monatskosten nach Teamgröße

Gebühren und eigene Zeit ergeben zusammen diese Monatskosten, die Kanzlei zur Rahmenmitte gerechnet:

  • Drei Beschäftigte: Software 98,20 Euro, Kanzlei 87,75 Euro
  • Zehn Beschäftigte: Software 178 Euro, Kanzlei 240 Euro
  • 25 Beschäftigte: Software 349 Euro, Kanzlei 566,25 Euro

Im Dreierteam liegt die Kanzlei knapp vorn. Bei vier Beschäftigten trennen beide Wege nur zehn Cent. Ab fünf kehrt sich das Verhältnis um, und bei 25 Personen spart die Software 217,25 Euro im Monat oder 2.607 Euro im Jahr. Die Schwelle hängt am Satz der Kanzlei. Bei 30 Euro liegt die Software schon ab zwei Beschäftigten vorn, bei 12 Euro ab zehn. Unter etwa 7,65 Euro je Abrechnung holt sie nicht mehr auf.

Komplett auslagern lohnt sich unterhalb einer Preisschwelle

Für Payroll-Dienstleister gibt es keinen gesetzlichen Gebührenrahmen. Auch beim Auslagern bleiben bei zehn Beschäftigten wie bei der Kanzlei 60 Euro eigene Zeit für die Datenlieferung. Gegenüber den 178 Euro der eigenen Abrechnung ist ein Komplettangebot günstiger, solange es unter 118 Euro bleibt, also unter 11,80 Euro je Person. Bei drei Beschäftigten liegt die Schwelle bei rund 21,50 Euro, bei 25 bei rund 9,30 Euro.

Ein höherer Preis lohnt sich nur für Leistungen, die in dieser Rechnung fehlen, etwa die Überwachung der Fristen, Bescheinigungen ohne Aufpreis und eine Vertretung bei Ausfall.

Bei Fehlern bleibt der Arbeitgeber in der Pflicht

Den Gesamtsozialversicherungsbeitrag schuldet nach § 28e SGB IV der Arbeitgeber. Auch für zu wenig einbehaltene Lohnsteuer kann das Finanzamt ihn nach § 42d EStG in Anspruch nehmen. Daran ändert sich nichts, wenn Dritte die Abrechnung erstellen. Verschuldet die Kanzlei einen Fehler, kann das Startup Schadenersatz verlangen, abgesichert durch die Berufshaftpflicht nach § 67 StBerG. Bei Dienstleistern kommt es auf den Vertrag an, für welche Fehler sie einstehen.

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Auch beim Selbstabrechnen lässt sich eine fachliche Prüfung vor der Freigabe ergänzen. In derselben Preisliste kostet die Stufe mit dieser Prüfung 6,90 Euro je Person plus 39 Euro Grundgebühr, bei zehn Beschäftigten also 108 Euro statt 58 Euro. Samt eigener Zeit sind das 228 Euro und damit weiterhin weniger als die 240 Euro der Kanzlei.

Jede weitere Einstellung verschiebt die Rechnung

Mit eigener Software kostet jede Neueinstellung in der Abrechnung 11,40 Euro im Monat, davon 3,90 Euro Lizenz und 7,50 Euro Zeit. Bei der Kanzlei mit 18 Euro je Abrechnung sind es samt eigener Zeit 21,75 Euro, dazu einmalig 6 bis 19 Euro für jedes neue Lohnkonto. Wächst ein Startup von zehn auf 25 Beschäftigte, steigen die Monatskosten mit Software um 171 Euro und mit der Kanzlei um 326,25 Euro. Wer ein Startup skalieren will, misst Angebote deshalb an den Kosten je zusätzlicher Person. Hinzu kommt, dass beim Anbieter aus dem Rechenbeispiel die Verträge monatlich kündbar sind und sich die Servicestufe jeden Monat wechseln lässt, bis hin zur kompletten Auslagerung. Ebenfalls ist einer der großen Vorteile von Tools ebenfalls, das hier zugrunde gelegten Kosten je Stunde sich weiter automatisieren lassen, durch gezielte Workflows und automatische Prüfungen und sich somit die Kosten noch weiter senken können.

Nach den Annahmen und vorherigen Rechenbeispielen ist jede weitere Person mit eigener Software rund zehn Euro günstiger als bei einer Kanzlei mit 18 Euro je Abrechnung. Ab fünf Beschäftigten gleicht das die höheren Fixkosten aus, und mit jeder Einstellung wächst der Abstand und die Tools für die Lohnabrechnung werden günstiger. Ein wachsendes Startup fährt mit der Software deshalb günstiger, solange die Kanzlei nicht deutlich unter der Rahmenmitte abrechnet. Ein Komplettangebot lohnt sich nur, wenn es samt der Zeit für die Datenlieferung unter den Kosten der eigenen Abrechnung bleibt. Belastbar wird die Rechnung mit eigenen Zahlen, vor allem den gemessenen Minuten je Abrechnung, die sich, wie bereits gesagt, durch Automatisierungen weiter senken lassen können.

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