Der Weg zu effizienten Meetings: Was die Old Economy von Startups lernen kann

31 Stunden verbringt der Standard-Arbeitnehmer pro Monat in unproduktiven Meetings. Viel Zeit, die auch sinnvoller genutzt werden kann, wie eine aktuelle Umfrage von Spacebase (www.spacebase.com), der Buchungsplattform für außergewöhnliche Meeting- und Veranstaltungslocations, zeigt. Die befragten Startup-Teams verbringen demnach nur zwischen einer und zehn Stunden pro Monat mit unnützen Besprechungen. Doch was macht die Business-Treffen in jungen Firmen so effizient und kreativ? Spacebase zeigt anhand von Stimmen und Statements deutscher und internationaler Startups sieben Voraussetzungen für wirklich gute Meetings:

 1. Klare Agenda, eindeutige Ziele: Die Vorbereitung

Die Grundlage für effiziente Meetings wird in Startups bereits geschaffen, bevor die Mitarbeiter zusammentreffen: „Wir arbeiten mit mehreren Online-Tools, um unsere Agenda schon vor dem Meeting mit allen Team-Mitgliedern zu teilen. So stellen wir sicher, dass wir direkt im Meeting Entscheidungen treffen und in der geplanten Zeit bleiben können“, so Julian Jost, Gründer von Spacebase. Neben den Themen, die es zu besprechen gilt, müssen dabei vor allem auch die Ziele festgelegt werden, die mit dem Meeting erreicht werden sollen. Auf diese Weise werden zeitfressende und unnütze Gespräche im Keim erstickt. Die Devise lautet: Kein Aufhänger, kein Meeting!

2. Tapetenwechsel statt Konferenzraum-Muff: Der Meeting-Ort

„Es ist essentiell, dass wir einfach von unserem Schreibtisch weggehen und in anderer Umgebung runterkommen, um Ideen zu diskutieren“, so Daphne Tsaoussis, Global PR & Communications Manager des internationalen Lieferservices Foodpanda. Neben dem richtigen Fokus spielt für mehr als die Hälfte der befragten Startups auch die Meeting-Umgebung eine entscheidende Rolle, wenn es um kreative Zusammenkünfte geht. Anstatt also in Konferenz- und Meetingräumen am Unternehmensstandort zu verharren, nutzen Startups häufig neue Orte und Locations, um ihre Termine effizient und vor allem kreativ zu gestalten. „Der beste Cocktail für Kreativität besteht aus Serotonin und Dopamin. Das heißt, wir müssen Stress eliminieren! Das tun wir natürlich erstmal durch erholsame Nächte. Doch auch ein wenig Distanz zu unserer stressigen Büroumgebung kann sehr wichtig sein“, so Dr. Hanno Deyle, Co-Founder und Managing Director bei Third of Life – Your Sleep Company. Nach kahlen Meetingräumen sucht man in Startups vergeblich: „Sollen Meetings kreativ sein, halten wir sie immer außerhalb des Büros ab. Zum Beispiel in Cafés oder Parks“, bestätigt Paul Roiter, Co-Founder der Ticketing-App Dingo. Jeppe Alexander Meier, Co-Founder des dänischen Fashion-Startups forét ergänzt: „Als kleines Startup mit einem Keller-Büro, lieben wir es, alternative Orte für unsere Meetings zu finden. Wir sind gern unter Leuten und an kreativen Spots oder in lebhaften Cafés.“

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Beispiel-Locations, Quelle: Spacebase

3. Jede Idee zählt: Die Meeting-Hierarchie

Auch in puncto Team-Einbindung und Meeting-Hierarchie weht der Wind in Startup-Büros etwas anders als in vielen Großunternehmen: „Unsere Hierarchie ist wie unser Büro: Offen und flach. Jeder kann seine Ideen einbringen und sogar Praktikanten haben wegen dieses Ansatzes schon große Veränderungen im Unternehmen bewirkt. Wir schaffen eine Plattform, auf der jeder seine eigene Persönlichkeit und Erfahrung einbringt und wir alle gemeinsam wachsen“, so Daphne Tsaoussis, Global PR & Communications Manager von Foodpanda. Anstatt von oben herab gestalten sich Meetings in Startups im Team und lassen so Raum für Kreativität und außergewöhnliche Ideen:  „Ich schreibe die Agenda mit den wichtigsten Fragen und dann halte ich die Klappe. Auf diese Weise bekommt das Team die Chance, mit Ideen herumzuspielen und so ohne Einschränkungen zu fantastischen Lösungen zu kommen“, weiß Lars Trunin, Gründer und CEO des estnischen Verlags Raudwara Publishing House. Christopher J. Anker, Gründer und Produzent der Kreativagentur mellow ergänzt: „Die erste und wichtigste Regel für uns lautet: Das beste Argument gewinnt immer. Mit diesem Grundsatz im Hinterkopf wird zunächst jede Idee und jeder Gedanke vorgestellt, bevor wir beginnen einzugrenzen.“

4. Knallharte Zeitvorgaben: Die perfekte Meeting-Länge

Die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne liegt bei den meisten Erwachsenen bei maximal 18 Minuten. Auch die Länge eines Meetings kann somit zum absoluten Kreativitätskiller werden. Damit Diskussionen nicht ausarten oder Mitarbeiter erschöpft abschweifen, empfiehlt es sich deshalb, Meetings immer in festen Zeitfenstern durchzuführen. „Ich plane Meetings immer im Voraus und habe eine feste Checkliste an Punkten, die besprochen werden müssen. Danach lege ich auch fest, wie lang das Meeting gehen soll, so dass wir für jede Aufgabe gleich viel Zeit haben. Jeden Punkt können wir dann natürlich auch schneller abhaken, aber dürfen niemals länger brauchen“, so Lars Trunin, Gründer und CEO, Raudwara Publishing House. Gibt es einmal mehr zu besprechen, sollten im Voraus einzelne Meeting-Blöcke definiert und durch regelmäßige Pausen unterbrochen werden, damit die Kreativität auch nach längerer Zeit noch ungehindert fließen kann.

5. Raus aus dem Bürostuhl: Neue Meeting-Formen ausprobieren

Neben neuen Orten für die Business-Treffen können auch neue Meeting-Formen wie Standing oder Walking Meetings einen Kreativitätsschub bewirken: „Morgens gehen wir für eine Stunde alle zusammen spazieren. Wir teilen uns in kleinere Gruppen auf und diskutieren während des Laufens durch einen ruhigen Teil der Stadt oder durch einen Park. Walking Meetings sind die beste Meetingform und bringen uns munter und bereit für die Arbeit zurück ins Büro“, so Ian Cumming, Global Founder beim US-Startup TravelMassive. Darüber hinaus lohnt es auch, über den Branchen-Tellerrand zu schauen und sich an anderen Geschäftszweigen zu bedienen. So können zum Beispiel Praktiken wie Sprint-Meetings, die vor allem in dem agilen Projektmanagement-Rahmenwerk Scrum genutzt werden, Unternehmen helfen, sich effizient zu strukturieren: „Wir haben zweiwöchige Sprint-Zyklen. Unsere Design-Meetings sind lang, alle darauffolgenden Meetings sind aber nur kurze Treffen und Troubleshootings, in denen keine neuen Ideen oder Kritik ergänzt werden“, so Eytan Lerba, CEO der Entscheidungshelfer-App Wizit aus San Francisco.

6. Entscheidungen direkt treffen: Meetings zielführend gestalten

Nicht nur die Beantwortung vorher definierter Fragen, sondern auch die konkrete Entscheidungsfindung sollte in Meetings forciert werden. Dr. Hanno Deyle, Co-Founder und Managing Director bei Third of Life zu dieser Effizienzsteigerung: „Wir stellen sicher, dass Meeting-Teilnehmer schon direkt im Gespräch wichtige Entscheidungen treffen können. So garantieren wir, dass wir direkt nach dem Termin mit der Umsetzung der Lösungen beginnen können und keine Zeit verschwendet wird.“ Meetings nur des Treffens willens sollten Unternehmen von vornherein abschaffen. Nur wenn es konkrete Probleme oder Fragestellungen gibt, lohnt sich die Zusammenkunft. Die im Meeting beschlossenen Punkte sollten dabei direkt festgehalten und im Anschluss umgesetzt werden. Hierfür müssen natürlich auch die Zuständigen bereits im Gespräch identifiziert werden.

7. Nicht alle müssen mit: Meeting-Teilnehmer genau auswählen

Nichts ist schlimmer, als in Meetings festzusitzen, mit denen man eigentlich gar nichts zu tun hat. Unternehmen müssen deshalb umdenken und die Business-Treffen nicht mehr als Zeichen für fleißige Mitarbeiter werten. Startups machen es vor, denn aufgrund der meist geringen Ressourcen sind sie gezwungen effizient zu arbeiten und benötigen die Arbeitskraft jedes Mitarbeiters voll und ganz zur Entwicklung des Produkts. Sie können sich die Zeitverschwendung unnötiger Meetings schlicht nicht leisten: „Wir arbeiten in Gruppen an unterschiedlichen Aufgaben, um Meetings kurz zu halten und die Arbeit so schneller erledigen zu können“, verrät Romain Butti, PR und Social-Media-Verantwortlicher bei allryder. Eine effiziente Methode, von der auch Großunternehmen etwas lernen können. Anstatt in festen Gruppen in eine Meetingroutine zu verfallen, sollte vor jedem Treffen evaluiert werden, wer wirklich anwesend sein muss und wer seine Zeit stattdessen in andere Aufgaben investieren kann. Natürlich macht es auch Sinn, im großen Team zusammenzukommen. Hier können je nach Unternehmen ganz einfach unterschiedliche Meetingformen etabliert werden, wie Matilda Lucy, Junior Content Manager beim Antik-Möbelshop Pamono, zeigt: „Unsere Meetings sind zwischen einzelnen täglichen Team-Meetings und einem großen Team-Meeting aufgeteilt, das nur einmal die Woche stattfindet.“ Auf diese Weise wird maximale Effizienz für alle Treffen garantiert.

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Quelle: Spacebase

Wie die Umfrage zeigt, werden Startups ihrem innovativen Ruf auch in puncto Meetings mehr als gerecht. Durch schlanke Strukturen und bunte Teams entsteht in der Business-Welt der Jungunternehmen eine ganze neue Gesprächskultur, von der auch Big Player der Old Economy profitieren können. „Wir sind überzeugt, dass sich Meetings in jedem Unternehmen noch verbessern lassen, um maximale Effizienz und Kreativität zu fördern“, so Julian Jost, Gründer und CEO von Spacebase. „Startups sind hier eine gute Orientierung und können Großunternehmen in puncto Innovation und Effizienz wertvolle Inspiration liefern. Wie unsere Umfrage zeigt, spielt dabei besonders der Meeting-Ort eine enorm wichtige Rolle. Mit Spacebase setzen wir hier an und machen außergewöhnliche Meeting-Locations auf der ganzen Welt mit wenigen Klicks buchbar. Die Hürden für den dringend benötigten Tapetenwechsel werden so gesenkt und Unternehmen erhalten mehr Zeit, sich wieder um andere wichtige Dinge zu kümmern. Unsere Vision ist es, Meetings damit aus dem Alltags-Grau zu befreien und langfristig mit frischem Geist und anregenden Locations zu revolutionieren.“

Beispiel-Locations v.l.n.r.:
Beta-House Barcelona, Brain Room
Neue Mälzerei, Berlin

Über Spacebace:

Spacebase ist eine transparente und einfache Buchungsplattform für außergewöhnliche Meeting- und Veranstaltungslocations auf der ganzen Welt. Mit einem Klick können Unternehmen aus über 1.000 Spaces die perfekte Umgebung für ihre Business-Events, aber auch benötigte Extras wie Catering-Angebote, Präsentationszubehör oder DJs buchen. Egal ob Berlin, Amsterdam, Paris, Hong Kong oder Kapstadt – die Buchungsplattform bietet besondere Räumlichkeiten überall auf der Welt und macht die Beschäftigung teurer und intransparenter Booking-Agenten sowie das zeit- und nervenkostende Einholen und Vergleichen verschiedener Angebote damit überflüssig. Gleichzeitig verschaffen Location-Besitzer ihren liebevoll gestalteten Räumlichkeiten durch die kostenlose Listung auf Spacebase internationale Aufmerksamkeit und sorgen so für eine optimale Ausnutzung der vorhandenen Kapazitäten.

Die Spacebase GmbH wurde im August 2014 durch Julian Jost, Jan Hoffmann-Keining und Branchengröße Stephan Ekbergh in Südafrika gegründet und hat bereits den begehrten Web in Travel (WiT) Award als Start-up des Jahres sowie den Eye for Travel Award als Best Travel Startup 2015 gewonnen. Derzeit listet die Buchungsplattform über 1.000 außergewöhnliche Locations in 15 Städten auf der ganzen Welt. Der Unternehmenssitz ist Berlin.

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