Welche Vorteile bringen Automatisierungsprozesse für ein Unternehmen?

Viele Unternehmen vergeuden einen Teil der Arbeitszeit mit unproduktiven Aufgaben. Hauptsächlich handelt es sich um administrative und organisatorische Dienste, die unnötig Zeit wegnehmen. Das ist nicht nur ärgerlich – es kann auf lange Sicht ein Schaden in Milliardenhöhe entstehen. Gerade für Start-ups, die zu Beginn oftmals noch wenig Grundkapital aufweisen, stellt das ein Problem dar. Jedoch ist die Lösung bereits gefunden: Automatisierung.

Prozessautomatisierung setzt das Potenzial der Mitarbeiter frei

Der Gesamtbetrag wirtschaftlicher Wertschöpfungsverluste, die 2019 durch administrative Tätigkeiten entstanden, lag laut der Sage-Studie bei 446 Milliarden Pfund. Folglich können unproduktive Abläufe ein Unternehmen viel Geld kosten. Gleichzeitig führen wiederkehrende Aufgaben bei den Mitarbeitern nicht selten zu Langeweile, Frust und daraus resultierendem Stress. Um diesen zu vermeiden, ergibt es Sinn, Verwaltungsaufgaben zu automatisieren und damit Platz für eine wertschöpfende Aktivität zu schaffen. Bereits bei der Büroausstattung lassen sich Automatisierungslösungen einfach einplanen, wenn die richtigen Konnektivitäts-Lösungen für die Bürotechnik gefunden werden. Entsprechende IT-Lösungen machen die Vorteile der Prozessautomatisierung täglich sichtbar.

Entfallen lästige „Alltagsaufgaben“ bietet sich für die Mitarbeiter ausreichend Freiraum, um beispielsweise an Projekten zu arbeiten oder sich weiterzubilden. Bei regelmäßigen Mitarbeitergesprächen gelingt es, ihre Qualitäten, Interessen und Talente zu beleuchten und im Sinne des Unternehmens zu fördern. Die positive Folge besteht in einer neuen Vertrauensbasis zwischen Unternehmensführung und Angestellten. Diese führt im besten Fall zu einer besseren Mitarbeiterbindung und -Zufriedenheit.

In einem guten Arbeitsumfang steigt die Performance der Mitarbeiter. Dadurch profitieren die Unternehmen, allen voran Start-ups, von einer neuen Wachstumschance.

Automatisierungsprozesse tragen zu einer Kostensenkung bei

Verwaltungsaufgaben, die nach „altbewährter Art“ angegangen werden, verursachen nicht nur einen hohen Zeitaufwand. Sie verursachen ebenfalls unnötige Kosten. Um Einsparungen zu realisieren, ergibt es Sinn, Prozesse zu automatisieren und durch ein zentrales System zu verknüpfen. Dadurch lassen sich unwirtschaftliche manuelle Alltagsprozesse in Sekundenschnelle lösen. Speziell bei der Lohn- und Finanzbuchhaltung profitieren die Unternehmen von der Digitalisierung. Dadurch ersparen sie es sich beispielsweise, Lohnscheine auszudrucken und mühevoll händisch zu verteilen. Mit einem Self-Service- und Mitarbeiter-Portal werden sie den Angestellten bequem online zur Verfügung gestellt. Folglich entfallen die ansonsten regelmäßig aufkommenden Druck- und Papierkosten.

Durch Prozessautomatisierung sind weniger Kommunikationsbrüche zu befürchten

Wer auf ein effizientes und produktives Business Wert legt, profitiert von einer engen Verknüpfung der einzelnen Unternehmensbereiche. Ist dies jedoch nicht der Fall, kann es schnell zu mangelnder Kommunikation und damit einhergehenden Fehlern kommen. Diese vermeiden Start-ups, indem sie bereits von Anfang an auf eine Daten-Zentralisierung achten. Mit einem entsprechenden IT-System lassen sich geschäftskritische Daten abteilungsübergreifend und in Echtzeit einsehen. Folglich gestalten sich die Kommunikationsprozesse zwischen Abteilungen wie:

• Vertrieb,
• Buchhaltung,
• Personalwesen,
• Produktion und
• Einkauf

schneller und unkomplizierter. Neben den innerbetrieblichen Vorzügen zeigt sich durch die Prozessautomatisierung ebenfalls eine vereinfachte Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.

Durch zentralisierte Daten spielen auch räumliche Distanzen keine Rolle mehr. Daher ergibt sich die Möglichkeit, den Mitarbeitern neue Arbeitsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen. Die ortsunabhängige Arbeitsweise kommt beispielsweise Familien mit Kindern zugute. Erkrankt der Nachwuchs, muss sich der Mitarbeiter nicht freistellen lassen, sondern kann seinen Aufgaben im Homeoffice problemlos nachgehen.