Die Göttinger Agentur oaf | medium schickt mit TeamGrid ein SaaS-Startup ins Rennen, welches das Aufgaben- & Projektmanagement von Teams grundlegend optimiert. Mit Fokus auf Übersicht, Kommunikation und Smart-Office Funktionen, wird TeamGrid laut eigenen Angaben die Art und Weise der Team- Zusammenarbeit erheblich verbessern.
„Als Werbeagentur standen wir im Herbst 2013 vor der Herausforderung, unser wachsendes Team konstant so zu strukturieren, dass eine effiziente Arbeitsweise sichergestellt ist. Als Agentur benötigen wir zahlreiche Echtzeit Informationen, die uns Aufschluss über freie Ressourcen, Projektfortschritt, Budgetplanung und die Kommunikation mit unseren Klienten liefern. Wir testeten zahlreiche, am Markt befindliche SaaS-Lösungen und mussten feststellen, dass diese nicht überzeugen konnten.“, erklärt Olga Hieb, Inhaberin der Agentur oaf | medium. Mit einem weißen Blatt Papier beginnend und der Intention, das beste User-Interface zum Management von Teams, Projekten und Aufgaben zu entwickeln, startete im November 2013 unter Leitung von Tobias Hieb (Head of Product) die Entwicklung von TeamGrid.
Übersichtliches und intuitives Aufgaben- & Projektmanagement
„Wir entwickelten zwischen November 2013 und April 2014 über 30 User-Interfaces. Im Endergebnis haben wir ein Grid kreiert, das eine optimale Übersicht über anstehende Aufgaben und deren Fortschritt ermöglicht. Durch die horizontale Platzierung der Teammitglieder in Form von Spalten und der vertikalen Anordnung von Tagen, wird eine unter Projektmanagement-Apps einmalige Übersicht geschaffen. Eine weitere Besonderheit stellt die erste Reihe dar – hier ist ersichtlich, welches Teammitglied gerade an welcher Aufgabe arbeitet oder aktuell telefoniert.“, schildert Tobias Hieb.
Die Bedienung der relevanten Funktionen erfolgt innerhalb des Grids via Drag & Drop. So können Aufgabenkarten zwischen Teammitgliedern verschoben und durch die Änderung der Reihenfolge in ihrer Priorität sortiert werden. Das Starten der Zeiterfassung ist ebenfalls intuitiv gelöst – man bewegt eine Aufgabenkarte einfach in die erste Reihe. In diesem Moment beginnt die Zeiterfassung und es öffnen sich weitere Details zu der entsprechenden Aufgabe.
Anbindung der bestehenden VoIP-Telefonie
Da die Telefonie in vielen Teams und insbesondere im Agenturgeschäft von elementarer Bedeutung ist, wurde viel Detailarbeit in eine nahtlose Integration der Business-Telefonie investiert. Hierbei hat TeamGrid eine Schnittstelle entwickelt, die eine Integration von allen SIP-fähigen Telefonen unterstützt – unabhängig von SIP-Providern und kompatibel mit jedem SIP-fähigem Telefon und Softphone. Wurde die Telefonie eingerichtet, so werden eingehende Anrufe in Echtzeit im TeamGrid angezeigt. Wird ein Gespräch angenommen, öffnet TeamGrid automatisch die Kontaktkarte des Anrufers und zeigt alle relevanten Informationen, einschließlich bereits vorhandener Gesprächsnotizen an. „In die Integration der Telefonie haben wir besonders viel Zeit investiert, um eine sinnvolle und nahtlose Integration zu schaffen. Wird ein Telefonat geführt, so werden nicht nur die Kontaktdaten und Notizen des Gesprächspartners angezeigt – es erfolgt zudem eine Filterung des Grids nach Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem Gesprächspartner stehen. So möchten wir erzielen, dass stets alle Informationen übersichtlich und automatisch zur Verfügung stehen, sobald diese benötigt werden.“, schildert Olga Hieb. Bekannte Komfort-Funktionen, wie das Verbinden von Telefonaten, Pick-Up von eingehenden Gesprächen und das bekannte Makeln, erfolgen über das einfach zu bedienende TeamGrid User- Interface via Drag & Drop.
Automatische Zeiterfassung
Im Agenturgeschäft aber auch in vielen weiteren Unternehmen ist eine Zeiterfassung bei der Bearbeitung von Aufgaben und Projekten signifikant für den Unternehmenserfolg. Je detaillierter die Zeiterfassung funktioniert, desto besser lassen sich Optimierungspotentiale im eigenen Unternehmen erkennen. Das Zusammenspiel der Zeiterfassung mit den übrigen TeamGrid-Apps ermöglicht eine Reihe von Vorteilen, die andere Zeiterfassungstools nicht leisten können. „Stellen Sie sich vor, Sie erhalten einen Kundenanruf, während Sie an einer Aufgabe eines anderen Kunden arbeiten. TeamGrid pausiert die Zeiterfassung der Aufgabe automatisch, sobald Sie den Telefonhörer abheben und setzt die Zeiterfassung selbstständig fort, wenn Sie aufgelegt haben. So bleiben Zeiteinträge stets korrekt.“, berichtet Tobias Hieb. Durch das intelligente Zusammenspiel der TeamGrid-Apps wird z.B. bei aktivierter Smart-Office Funktion dafür gesorgt, dass die Zeiterfassung automatisch gestoppt wird, sobald das Teammitglied seinen Arbeitsplatz verlässt – um z.B. einen Kaffee zu holen.
Smart-Office Funktionen
Während der Entwicklungsarbeiten zur automatisierten Zeiterfassung entdeckte das TeamGrid-Team immer neue, spannende und sinnvolle Anwendungen, um das eigene Büro noch smarter zu gestalten. „Wir werden unseren Nutzern optional die Möglichkeit der Indoor-Lokalisierung zur Verfügung stellen. Hierzu werden wir iBeacon-Hardware anbieten, die innerhalb der Büroräume unserer Kunden installiert werden. Diese Hardware ermöglicht eine Lokalisierung der Teammitglieder innerhalb des Büros. An TeamGrid angebundene SmartTVs und SmartWatches können so anhand des Standortes des Mitarbeiters kontextabhängige Inhalte und Funktionen darstellen.“ schildert Olga Hieb. „Wenn es darum geht, das Leben unserer Nutzer smarter zu machen, haben wir eine Menge Ideen. Die Indoor-Lokalisierung ist hier nur der Anfang. Wir werden in Zukunft eine SmartWatch App mit Personal-Assistant Funktion vorstellen, die das berufliche Leben unserer Nutzer beeindruckend verändern wird.“, erklärt Tobias Hieb.
Über das Unternehmen
Die Agentur oaf | medium wurde im Oktober 2011 von Olga Hieb mit Sitz in Göttingen gegründet. Heute besteht die Agentur aus 7 festen Mitarbeitern und betreut über 400 Klienten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Olga Hieb (26) ist ausgebildete Mediengestalterin für Digital und Print und leitet innerhalb der Agentur den Geschäftsbereich oaf | branding, in welchem sie Unternehmen in allen Belangen der Markenentwicklung und Markenführung betreut. Durch das schnelle Wachstum der Agentur wurde Olga vor zahlreiche Herausforderungen gestellt. Ihre Erfahrungen in Bezug auf skalierendes Projekt- & Teammanagement fließen direkt in die Entwicklung von TeamGrid ein. Bei TeamGrid besetzt Olga die Position der Geschäftsleitung und übernimmt zudem die Leitung des Marketing sowie der Markenkommunikation.
Der digitale Geschäftsbereich der Agentur wird von Tobias Hieb geleitet. Tobias Hieb (30) ist seit 13 Jahren im Internetgeschäft tätig und verfügt insbesondere über Expertise in der technischen Projektleitung von Software-Entwicklungsteams. Zudem gründete Tobias Hieb in der Vergangenheit mehrere Unternehmen und Projekte, die er erfolgreich zum Exit führen konnte – darunter das Apple-Magazin „Sevenmac“ sowie das Gutschein-Portal „Gutschein-Arena“. Als Berater unterstützte er Unternehmen wie Flip4New.de, LeShop.ch und die aha.de Internet GmbH. Bei TeamGrid ist Tobias für die Leitung der Produktentwicklung und das Social-Media-Marketing zuständig.
TeamGrid (siehe www.teamgridapp.com ) ist eine Eigenentwicklung der Agentur oaf | medium und von dieser auch vollständig finanziert. TeamGrid wird laut Unternehmensangaben in Kürze in ein eigenes Unternehmen überführt. Der Beginn der geschlossenen Beta-Phase erfolgt im Frühjahr 2015. TeamGrid wird im Rahmen eines typischen SaaS-Modells (eine monatliche Gebühr pro Teammitglied) vertrieben. Das genaue Preismodell wird demnächst veröffentlicht. Gehosted wird TeamGrid ausschließlich in Rechenzentren mit Standort Deutschland.
