Mit dem richtigen Dokumentenmanagement Abläufe optimieren

Dokumente richtig verwalten in der Gründerzeit

DokumentenmanagementHäufig sind an der Erstellung wichtiger Dokumente in einem Unternehmen mehrere Personen auf unterschiedlichen Führungs-Ebenen beteiligt bzw. involviert. Dies führt unweigerlich dann zu Problemen, wenn die Verwaltung solcher Dokumente nicht stringent geregelt und die Abläufe effizient vorgegeben sind. In der Regel löst eine solche Aufgabe ein Dokumentenmanagementsystem. Natürlich gibt es unter solchen Systemen gute und weniger gute Modelle. Welche Anforderungen ein gutes Dokumentenmanagement ausmacht, werden wir uns nachstehend etwas genauer ansehen. Im Zentrum aller Überlegungen, ob und welches Dokumentenmanagementsystem in einem Unternehmen Anwendung finden soll, steht der Bedarf bzw. das Ziel, das man mit einem solchen Managementsystem erreichen will. Der Ausgangspunkt muss demnach das Bedürfnis sein, die Abläufe für die Bearbeitung langlebiger und beteiligungsimmanenter Dokumente zu systematisieren und damit zu optimieren.

Sicherheit, Zugriff und Versionsmanagement

Bedeutende Dokumente in einem Unternehmen erfordern nicht selten die Bearbeitung durch mehrere Personen einschließlich der Freigabe bearbeiteter Versionen. Wichtig ist dabei dass zwischen Arbeits- und Hauptversionen unterschieden werden kann. Dies erfordert beinahe zwangsläufig, dass unterschiedliche Berechtigungen für den Zugriff definiert werden können. Ein optimales Dokumentenmanagementsystem stellt außerdem sicher, dass nach jeder Bearbeitung automatisch eine neue Version des entsprechenden Dokuments angelegt wird. Die Bewertung, um was für eine Art des Dokumentes es sich handelt, kann durch den Benutzer selbst bestimmt werden oder aber durch die Prozesssteuerung festgelegt werden.

Dokumente bereichern mit Annotationsübersichten

Umfangreiche Dokumente sind häufig durch noch umfangreichere Notizen und Bemerkungen von Mitarbeitern bereichert. So wichtig diese sogenannten Annotationen sind – sie führen, wenn sie nicht übersichtlich gestaltet werden, dazu, dass wichtige Informationen verloren gehen können. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem regelt dieses Problem durch eine übersichtliche Darstellung der Notizen, Hinweise und Anmerkungen aller Beteiligten. Eine weitere zentrale Komponente eines guten Dokumentenmanagements ist die Integration mit den gängigsten Softwareprodukten in der Büroanwendung. In der Regel werden dies die Office-Produkte von Microsoft sein. Unabhängig, ob Excel, Word oder Power Point – das Dokumentenmanagementsystem muss diese ohne Komplikationen integrieren und es dem Benutzer so einfach wie möglich machen. Intelligente Dokumentenmanagementsysteme  http://www.ser.de/produkte-loesungen/dokumentenmanagement.html leisten noch mehr: Vorlagenverwaltung, standortunabhängiger Zugriff und Inforecherche sind nur Beispiele dafür.

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