Stress bewältigen und mit neu gewonnener Zeit durchstarten

Viele Startups bieten ihren Mitarbeitern ein kreatives Arbeitsumfeld, gemeinsame Mittagessen zur Stärkung des Gemeinschaftsgefühls sowie Möglichkeiten zum sportlichen Ausgleich und zur Stressbewältigung. Eine neue Studie zeigt jedoch, wie störend gerade Multitasking und Unterbrechungen bei der Arbeit sein können. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) befasst sich in ihrem Bericht mit den Auswirkungen und erklärt, wie gegen diese Belastung vorgegangen werden kann.

Immer häufiger fallen Mitarbeiter aufgrund psychischer Erkrankungen über einen längeren Zeitraum aus. Die Ursache für die immense Belastung liege vor allem bei ungewollten Arbeitsunterbrechungen und Multitasking. Eine große Schuld trägt bei diesem Problem die technologische Entwicklung. Hat beispielsweise früher eine Sekretärin telefoniert, musste diese höchstens nebenbei das Gespräch auf der Schreibmaschine mitschreiben. Natürlich war das auch nicht einfach, da schnelles Schreiben gefordert war. Allerdings kommen zu diesen beiden Geräten von damals, noch wesentlich mehr Ablenkungsfaktoren in der heutigen Zeit hinzu. Eingehende Mails, Facebook, telefonierende Kollegen – denn man sitzt ja in einem Großraumbüro und nicht mehr alleine im Vorzimmer des Chefs, Geschäftshandy neben dem Festnetztelefon, privates Handy, auf dem permanent Whatsapp-Nachrichten eingehen und so weiter. Die Liste ist lang. Natürlich sind nicht alle Störfaktoren unbedingt notwendig für die Bewältigung des Aufgabenbereichs – dennoch sind sie auf immer mehr Schreibtischen zu finden.

Dass die Leistung bei all diesen Störfaktoren nicht zu hundert Prozent erbracht werden kann, ist klar. Die Arbeit wird jedes Mal aufs Neue unterbrochen und man benötigt eine gewisse Zeit, um wieder an den ursprünglichen Punkt zurückzukehren. Zusätzlich führen Ablenkungen zu einer höheren Fehlerquote. Die Studie der BAuA belegt, dass an unterbrechungsreichen Tagen die Teilnehmer wesentlich erschöpfter und gereizter waren. Das beweist, dass regelmäßige Unterbrechungen tatsächlich Burn-out begünstigen. Manche Stressfaktoren lassen sich jedoch vermeiden oder zumindest begrenzen:

Stressfaktor E-Mail

Am besten, man stellt die Einstellung aus, bei jeder eingehenden Mail eine Popup-Mitteilung zu erhalten. In wirklich dringenden Fällen wird meist eh zum Telefonhörer gegriffen. Alles andere kann zumindest eine Stunde warten. Legt daher feste Zeiten fest, in denen ihr den Posteingang checkt und nach Möglichkeit in diesem Moment gleich beantwortet. Ihr werdet merken, wie viel Zeit man sich spart! Viele lesen eine eingehende Mail sofort, bearbeiten diese allerdings später und müssen sie somit ein zweites Mal lesen. Dieser doppelte Aufwand fällt bei einer sofortigen Bearbeitung zu einem passenden Zeitpunkt weg.

Stressfaktor Kollegen

Gerade wenn man über einer komplizierten Excel-Tabelle brütet, steht ein Kollege neben dem Schreibtisch und benötigt Hilfe. Natürlich möchte man diesen nicht abweisen – denn wer weiß, wann man selbst das nächste Mal auf seinen Rat angewiesen ist. Außerdem wurde man sowieso schon aus der Arbeit herausgerissen. Damit das nicht passiert, raten wir zu „Bitte nicht stören“ – Schildern. Klingt erst einmal lächerlich, hat sich aber bereits in einigen Fällen bewährt. Vereinbart mit allen Kollegen bestimmte Signale, die anzeigen, nicht gestört werden zu wollen. Außer in besonders dringenden Fällen natürlich.

Stressfaktor Telefon

Sobald das Telefon klingelt, ist die Konzentration dahin. Wenn man es sich in seiner Tätigkeit leisten kann, schaltet man am besten das Telefon in wichtigen Phasen auf „Do not disturb“. Auch man selbst kann eine Menge dazu beitragen, die Kollegen nicht allzu oft aus ihrer Arbeit zu reißen. Ruft nicht wegen jeder Kleinigkeit an, sondern überlegt euch vor dem Anruf, ob das Problem vielleicht doch selbstständig gelöst werden kann. Macht euch zudem vor dem Telefonat gegebenenfalls sogar Notizen, um nichts zu vergessen. Lästige Anrufe, die mit „Ach, was ich noch vergessen habe…“ beginnen, fallen somit weg.

Stressfaktor Privatleben

Verbannt euer Handy während der Arbeitszeit in die Jackentasche. So wird man nicht bei jeder eingehenden Nachricht abgelenkt. Wichtigen privaten Kontakten gibt man für Notfälle am besten die Telefonnummer im Büro. Und Facebook & Co rennt ja nicht weg. Wenn ihr es gar nicht aushaltet, könnt ihr immer noch alle Neuigkeiten in der Mittagspause checken.

Um auch erholt in die nächste Woche zu starten, ist es wichtig, sich am Wochenende ausreichend Entspannung zu genehmigen. Nehmt euch daher nicht zu viel vor und verteilt alle Hausarbeiten bereits auf die Woche. Viele sind an ihren wohlverdienten freien Tagen so sehr damit beschäftigt, die liegengebliebenen Aufgaben im Haushalt zu erledigen, dass von Erholung keine Rede mehr sein kann. Lest doch mal ein gutes Buch oder fahrt bei dem schönen Wetter an den See und tankt so neue Energie!

 

Autorenprofil

Tamara Kraus arbeitet im Marketing bei der ebuero AG, einem Anbieter von Telefonservice. Mit ihrem Service unterstützt die ebuero AG andere Firmen bei der Stressbewältigung. Denn durch die Umstellung auf ein externes Telefonsekretariat kann jeder individuell festlegen, zu welchen Zeitpunkten er nicht gestört werden möchte. In diesen Momenten übernehmen professionelle Sekretärinnen alle Anrufe. In wichtigen Konzentrations- oder Kreativphasen bleiben Ihren Mitarbeitern auf diese Weise störende Anrufe erspart.

Anschrift:
ebuero AG, Hauptstr. 8, 10827 Berlin
Tel.: +49 30 780 999 99
Homepage: www.ebuero.de

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