Chancen und Risiken im Startup erkennen

Für einen Startup bildet der Businessplan die wichtige Basis für einen erfolgreichen Start des Unternehmens. Gerade in der Startphase gilt es, den Businessplan immer wieder an die tatsächlichen Daten anzupassen und auszuwerten. Aus ihm werden die Erkenntnisse gezogen, die grundlegende, strategische Entscheidungen ermöglichen. Business Intelligence (abgekürzt BI) stellt für die systematische Analyse von Daten und Informationen die Grundlage her.

Dieser Begriff bezeichnet Verfahren und Prozesse, um Daten und Informationen zu erheben, zu sammeln, zu analysieren und auszuwerten. Das Ziel von Business Intelligence ist es, Unternehmen eine Basis zu bieten, auf deren Grundlage diese wichtige operative und strategische Entscheidungen treffen können. Hierzu werden besondere IT-Programme und Systeme und Tools sowie strategische Konzepte bereitgestellt. Diese haben die Aufgabe, Daten zu sammeln, zu speichern und auszuwerten. Die Daten sind sowohl unternehmenseigene Informationen als auch Daten von Mitbewerbern und vom Markt. Die Analyse kann dabei nach dem individuellen Erkenntniswunsch ausgerichtet werden. Durch die Ergebnisse der Analyse und den Bewertungen und Erkenntnisse, die daraus gewonnen werden, sind Unternehmen in der Lage, ihr wirtschaftliches Ergebnis profitabler zu gestalten. Dies kann zum Beispiel durch eine Optimierung ihrer Geschäftsabläufe oder durch die Verbesserung ihrer Kunden- und Lieferantenbeziehung ermöglicht werden.

Für den Startup ist Business Intelligence daher unverzichtbar, will er seine Geschäftsdaten als Grundlage für die Aktualisierung seines Businessplans und seiner strategischen Entscheidungen besonders in der Anfangsphase des Unternehmens nutzen. Deshalb stellen wir Ihnen heute die Firma Insight Dimensions  vor, die Experten für Business Intelligence-Lösungen sind. Herr Richter wir uns einige Fragen beantworten

Die richtigen Geschäftsentscheidungen für ein Startup zu treffen ist meistens sehr schwer Herr Richter. Wie können hier BI-Lösungen helfen?

Die meisten Startups verlassen sich auf ihr Bauchgefühl, wenn sie ein Unternehmen neu gründen. Dies ist allerdings nicht mit belastbaren Zahlen hinterlegt, sondern wenn überhaupt mit einer Analyse, die in der Vergangenheit liegt. Business Intelligence kann hier helfen, indem „Was wäre wenn“-, Best Case- und Worst Case-Szenarien durchgespielt werden. Damit punktet man vor allem bei Banken, wenn diese BI-Lösungen wie z.B. Reporting oder Datenvisualisierungen in den Business-Plänen integriert sind. Die Chance, einen Kredite zu erhalten, sind also höher, da die Zahlen fundierter sind.

Man kann die Datenauswertung nicht nur Risikomanagement-Maßnahme für StartUps bezeichnen, sondern auch als Chance sehen, Firmenprozesse zu optimieren und neue Absatzmärkte zu erkennen. Was sagen Sie dazu?

Ja, das ist richtig. Normalerweise ist es so, dass man zuerst die Optimierung der Firmenprozesse durch Business Intelligence angeht.

Welche Daten können alle zur Analyse genutzt werden? Und welche Programme haben sich hier aus Ihrer Sicht bewährt?

Alle Daten, jeglicher Art werden hier herangezogen. Hier gilt der Grundsatz, desto mehr Daten, desto aussagekräftiger. Außerdem können unterschiedliche Daten und Datenquellen verwendet werden. Normale Kostenrechnung, die GuV-Rechnung und Umsatzprognosen gehören für ein Startup ja zum Standard bzw. sind Pflicht. Darüber hinaus kann man z.B. zum Zwecke des Risikomangements Zahlen von diversen Anbietern einfließen lassen. Interessant sind hier Anbieter für Rankings, Kreditwürdigkeit, Marktprognosen oder Marktpotentiale.
Die Zahlen zu haben ist gut, der entscheidende Mehrwert entsteht jedoch durch die Zusammenführung dieser Daten und dann durch die gemeinsame Auswertung aller zur Verfügung stehender Daten. Dafür ist ein System notwendig, das einfach und schnell funktionieren muss. Hier bietet sich Tableau Software an. Das Tool ist einfach und intuitiv zu bedienen und es ist keine große IT-Infrastruktur notwendig, was für Startups sehr wichtig ist, da sie mit Tableau sehr schnell zu Ergebnissen kommen.

Herr Richter aus Ihrer Erfahrung heraus wie nutzen die Firmen die gewonnenen Daten und welche Erfolge haben sie durch die Datenauswertung bei Unternehmen schon gesehen und dann in der Optimierung der Geschäftsprozesse umgesetzt?

Viele Firmen nutzen die Reportings aus der gemeinsamen Auswertung der zur Verfügung stehenden Daten. Ein sehr gutes Beispiel ist hier ein Großkunden-Projekt im Vertrieb unseres Kunden Hewlett Packard (HP). Hier haben wir die Vertriebsmannschaft von HP mit Daten versorgt, damit sie sich rechtzeitig bei deren Großkunden melden können, bevor Zubehörartikel (Tinten und Toner) ausgehen. Für die Auswertung wurden drei Datentöpfe verwendet: 1. wieviele und welche Tinten und Toner, 2. welche und wieviele Drucker sind im Einsatz und 3. die durchschnittlichen Reichweiten pro Monat. Daraufhin wurde eine Analyse und ein Dashboard entwickelt, um zu sehen wie lange deren Kunde noch drucken kann. Und das hat erstaunlich gut gestimmt. Hier wurde natürlich selbstverständlich auch ein Puffer berücksichtigt. Dadurch konnte HP erneut Kundenaufträge gewinnen, da sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort präsent waren. Unnötige Anrufe sind weggefallen und der Kunde war beeindruckt!

Das hört sich ja sehr spannend an. Wie schnell konnten dann Maßnahmen umgesetzt werden?

Die erste Version des Dashboards war innerhalb von zwei Wochen fertiggestellt und wurde vom Kunden und den Landesgesellschaften sofort verwendet. Unser Kunde HP hat dadurch enorme Kosten eingespart (Reduzierung von Reisekosten) und die Kundenbindung wurde durch professionelle Ansprache gestärkt.

Wo sehen Sie aus Ihrer Erfahrung kritische Punkte in der Implementierung von Business Intelligence Lösungen in Firmen?

Ganz klar am Anfang. Hier ist noch kein Konzept und keine Strategie vorhanden. Als Umsetzung kurzfristiger Maßnahmen legen viele Unternehmen einfach mal mit BI los.
Am Anfang bringt das schon etwas, dann wird aber festgestellt, dass hier und da noch Anpassungen gemacht werden müssen oder etwa Spezialfälle noch nicht abgedeckt sind. Es ist immer schwieriger etwas Bestehendes anzufassen, als es von Anfang an richtig zu machen, da ja auch schon die Datenquellen vorhanden sind. Alles wird in diesem Fall 2- oder 3-fach angefasst.

Was raten Sie denn jetzt Start Up Unternehmen, wie sie den besten Einstieg in das Thema Business Intelligence am Besten umsetzen können und welche Software empfehlen Sie?

BI klingt einfach, hier gilt jedoch der Grundsatz: „holen Sie sich professionelle Hilfe und Unterstützung“. Wir haben hier eine Dienstleistung für Unternehmen definiert, bei denen wir Sie in die Welt unserer Partner Software Tableau einführen. Am Anfang des BI-Projektes nehmen wir unseren Kunden an die Hand und definieren alles ganz genau. Im zweiten Schritt sind die Kunden so fit und legen selbst Hand an. Ziel ist es, dass unser Kunde selber lernt, wie das BI-System funktioniert.

Vielen Dank für das interessante Gespräch

 

Auf Insight Dimensions erfahren sie mehr über Business Intelligence und die vielfältigen Möglichkeiten.