Häufige Frage von Start-up-Gründern: Sind Firmenstempel Pflicht?

Im Zeitalter der Digitalisierung erfolgt der Schriftverkehr überwiegend auf elektronischem Weg. Stempel sind damit jedoch nicht von der Bildfläche verschwunden. Vielmehr finden sie sich noch immer auf den Schreibtischen der meisten Unternehmen, seien es alteingesessene Betriebe oder innovative Start-ups. Bei zahlreichen Gründern besteht Unsicherheit, ob es generell eine Pflicht für den Einsatz von Firmenstempeln gibt.

Vielfältige Stempelwelt

Die weiterhin bestehende Beliebtheit von Stempeln hat dazu geführt, dass sich die Angebotspalette stetig erhöht. Moderne Produkte stehen ausnahmslos für eine hohe Druckqualität. Ein Vorteil ist die individuelle Gestaltung, die sich allein nach den Vorstellungen und Wünschen des Auftraggebers richtet. Durch den Einsatz von verschiedenen Farben, Schriftarten und –größen sowie die Einbindung von Logos lassen sich individuelle Stempel mit hohem Wiedererkennungswert schaffen. Weiterhin unterscheiden sie sich in einigen anderen Bereichen, darunter:

  • Material – klassische Holz-, leichte, handliche Plastik- oder robuste Metallprodukte
  • Form – eckig, rund oder oval
  • Art – einzelne Stempel für die traditionelle Nutzung mit Stempelkissen, Produkte mit integrierter Farbe oder Stempelkugelschreiber

Keine Firmenstempelpflicht für Unternehmen in Deutschland

Grundsätzlich gilt: Aus juristischer Sicht müssen deutsche Unternehmen keinen Stempel besitzen. Ausgenommen sind beispielsweise Notare oder verschiedene Behörden. Zum Einsatz kommen sie unter anderem auf Beschlüssen, rechtskräftigen Urteilen und Urkunden. Genutzt werden Behördenstempel sowie Dienstsiegel vor allem, um die Echtheit von Dokumenten zu bestätigen. Wer sie unkenntlich macht oder verändert begeht eine Straftat, die geahndet wird.

Rechtliche Grundlagen

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) finden sich alle rechtlichen Grundlagen für die Schriftform. Es greift § 126 Schriftform, der Folgendes aussagt:

 

(1) Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.

(2) Bei einem Vertrag muss die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgen. Werden über den Vertrag mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen, so genügt es, wenn jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet.

(3) Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.

(4) Die schriftliche Form wird durch die notarielle Beurkundung ersetzt.

Daraus ergibt sich, dass in jedem Fall die handschriftliche Unterschrift maßgeblich ist. Eine Pflicht für Firmenstempel gibt es somit nicht. Sollte ein solcher angewendet werden, unterliegt er außerdem keinerlei rechtlichen Vorschriften betreffend die beinhalteten Angaben. Start-up-Gründer sollten jedoch wissen, dass Firmenstempel bei der Rechtsprechung ein gewisses Maß an Beachtung finden können. Beispiel:

Ist ein Dokument mit einem Firmenstempel sowie einer Unterschrift versehen, geht in der Regel der Empfänger automatisch von Echtheit und Rechtskraft aus. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass der Unterzeichner überhaupt nicht für den Abschluss eines Vertrages oder ähnliches befugt war. Im Streitfall kann das Dokument angefochten werden, obwohl es mit Unterschrift und Stempel versehen ist.

Warum verfügen noch heute unzählige Unternehmen über Firmenstempel?

Firmenstempel sorgen bei jedem Schriftstück und auch bei Briefumschlägen für Seriosität. Es gibt viele Unternehmer, die ihn für die Abwicklung ihres Schriftverkehrs als unverzichtbaren Teil betrachten. Wer als Start-up-Gründer seinen ersten Mietvertrag für Gewerberäume abschließt, sieht oft allein die Unterschrift nicht als ausreichend an. Erst der Firmenstempel zeigt auf, dass es sich hierbei um eine geschäftliche Maßnahme handelt. Darüber hinaus unterstreicht er beim Vertragsabschluss mit Lieferanten die Entscheidungsbefugnis. Tatsächlich sehen zahlreiche Geschäftspartner ein Dokument ohne Firmenstempel als weniger vertrauenswürdig an. Aus diesem Grund ist bei den meisten Vertragsentwürfen noch heute sowohl ein Unterschrifts- als auch Stempelfeld beinhaltet.