Datenschutz für Start-Ups: Ein Ratgeber für Gründer

Die Ära der Digitalisierung liefert viele vorteilhafte Errungenschaften, die gerade aus dem modernen Business nicht mehr wegzudenken sind. Doch man sollte auch die Nachteile der heutigen digitalen Welt nicht verschweigen. Das betrifft einerseits natürlich die Cyberkriminalität, aber auch das durchaus verwandte Thema des lückenlosen Datenschutzes und der Datensicherheit. Daten schützen – sowohl einschlägige Gesetze als auch die verstärkte Sensibilität der Menschen begründen die wachsende Relevanz des Datenschutzes in der digitalen Ära. Das betrifft selbstverständlich auch und gerade Start-Ups. Denn Datenschutz und Datensicherheit sind sowohl gesetzlich vorgeschrieben als auch wichtige Wettbewerbsfaktoren. Dieser Ratgeber beschreibt Gründern sowie etablierten Unternehmern und Datenschutz-Interessierten, welche Lösungen bestehen und welche Bedeutung der externe Datenschutzbeauftragte einnimmt.

Grundlagen des Datenschutzes

Der Name ist Programm. Datenschutz dient der Sicherheit von Daten und wird heute durch ein umfassendes Spektrum von Methoden umgesetzt. Dafür gibt es wichtige Gründe. Zum einen natürlich, dass die Daten, Kunden, Patienten oder Interessenten eines Unternehmens, einer Praxis oder einer Behörde vor dem Zugriff von unberechtigten Dritten geschützt werden. Zum anderen aber auch, dass ein Start-Up betriebliche Geheimnisse durch geeignete Maßnahmen vor der Konkurrenz sichert. Besonders durch Cyberkriminalität und den verbundenen Datendiebstahl beziehungsweise Datenmissbrauch steigt die Bedeutung des Datenschutzes konstant.

Kernprinzipien des Datenschutzes

Das bedeutendste Prinzip ist, dass jeder das Recht hat, dass seine Daten nach den neuesten Standards geschützt werden. Konkret: Wenn Daten einem Start-Up oder einem etablierten Unternehmen, einer Zahnarztpraxis oder einer Kurklinik, einem Fitnessstudio oder einer Yogaschule, einer Behörde oder jedem anderen Betrieb verfügbar gemacht werden, müssen diese sowohl organisatorisch als auch technisch geschützt werden. Doch Kernprinzipien des Datenschutzes greifen bereits auch schon vor der Speicherung dieser Daten. Denn aktuelle gesetzliche Bestimmungen verlangen auch die Erlaubnis der Betroffenen zur Sammlung dieser Daten.

Aktuelle gesetzliche Grundlagen und Vorschriften

Der Datenschutz in der Bundesrepublik Deutschland hat Tradition. Die wichtigste Grundlage des deutschen Rechtssystems stellt diesbezüglich das Bundesdatenschutzgesetz – kurz das BSDG – dar. Seit dem 25. Mai 2018 hat das BSDG eine wichtige Ergänzung durch das europäische Recht bekommen. Die Datenschutz-Grundverordnung der EU, meist DSGVO genannt, dient dem Schutz der personenbezogenen Daten. Unternehmen und anderen Einrichtungen müssen rund um das Sammeln, das Speichern, das Bearbeiten und sogar das Löschen von Daten umfassende Regelungen erfüllen. Das Nichteinhalten dieser Regelungen wird unangenehm bestraft.

Spezifische Herausforderungen für Start-Ups im Datenschutz

Gerade Start-Ups können und sollten unbedingt lückenlosen und rechtskonformen Datenschutz umsetzen. Doch das Planen und Durchführen solcher Maßnahmen wird nicht selten durch begrenzte Ressourcen und Fachwissen erschwert. Externe Datenschutzbeauftragte bieten dann besonders wertvolle Unterstützung. Denn transparenter und guter Datenschutz unterstützt auch die Notwendigkeit, Vertrauen bei Kunden und Investoren aufzubauen. Durch recht schnell wachsende und veränderliche Geschäftsmodelle muss Datenschutz jedoch konsequent aktualisiert und up to date sein. Für Gründer ist das eine echte Herausforderung, da diese bezüglich der Etablierung des Start-Ups beschäftigt sind. Auch das macht aus dem Bestellen eines externen Datenschutzbeauftragten einen klugen Schachzug.

Strategien zur Implementierung des Datenschutzes in Start-Ups

Das A und O von Strategien rund um Datenschutz und Datensicherheit ist die frühzeitige Planung und Integration der passenden Datenschutzmaßnahmen. Das bedeutet zunächst die Erstellung einer Datenschutzstrategie, die bedarfsgerecht entwickelt ist. So hat Datenschutz einer Arztpraxis andere Anforderungen als der eines Handwerksbetriebs oder eines Online-Shops. Die DSGVO bestimmt auch, welche Merkmale eines Unternehmens und seiner Tätigkeiten einen besonders hohen Datenschutz benötigen. Besonders wichtig ist es auch, das Team des Start-Ups durch Sensibilisierung und Schulung so vorzubereiten, dass es den Datenschutz umfassend umsetzt. Technologische Lösungen und Tools unterstützen den modernen Datenschutz. Auch solche Lösungen sollten Bestandteil der Teamschulung sein.

Die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten

Die DSGVO verlangt von Unternehmen unter Vorliegen bestimmter Voraussetzungen, dass ein Datenschutzbeauftragter bestellt wird. Das kann sowohl eine speziell geschulte Fachkraft aus dem Start-Up selbst, also ein interner Datenschutzbeauftragter, als auch ein externer Experte.

Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?

Die auch durch die DSGVO gestattete Option umschreibt einen Datenschutzbeauftragten, der extern bestellt wird. Solche Experten bieten den Unternehmen, besonders auch Start-Ups, wertvolle Vorteile in der Zusammenarbeit. Gerade der Unterschied zum internen Datenschutzbeauftragten macht das deutlich. Denn weil der externe Datenschutzbeauftragte nach dem jeweiligen Einsatz bezahlt wird und nicht ein ganzjähriges Gehalt vom Unternehmen erhält, punktet er durch hohe Kosteneffizienz. Besonders wertvoll sind diese Experten jedoch durch deren ausgeprägte Fachkompetenz und Spezialisierung rund um den modernen Datenschutz, der heute gerade bezüglich des Datenaustausches online ein unverzichtbarer Faktor ist. Externe Datenschutzbeauftragte bieten das Planen und Durchführen passgenauer Datenschutzkonzepte als Kernkompetenz, von der Betriebe umfassen profitieren. Durch konsequentes Beobachten der Gesetzgebung, aber auch der Methoden von Cyberkriminellen unterstützen externe Datenschutzbeauftragte durch hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.

Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten

Nach sorgsamer Analyse der individuellen Besonderheiten des Unternehmens entwickelt der externe Datenschutzbeauftragte ein passgenaues Konzept rund um den Datenschutz. Konsequent erledigen die Profis dann die Überwachung und Kontrolle der Datenverarbeitung, aber auch die eventuell anfallende Kommunikation mit Datenschutzbehörden oder Interessenten, die wissen möchten, wie das Start-Up Kundendaten schützt. Auch das Schulen und Beraten von Gründern und deren Teams stellt eine wichtige Aufgabe des Datenschutzbeauftragten dar, der durch den externen Status besonders objektiv und unabhängig agieren kann.

Auswahl des richtigen externen Datenschutzbeauftragten

Das Auswählen des externen Datenschutzexperten sollte nach bestimmten Kriterien erfolgen. Natürlich sind es vor allem dessen nachweisbaren Qualifikationen und Erfahrung, die die Betriebe unter die Lupe nehmen sollten. Doch auch Branchenkenntnisse stellen ein wichtiges Kriterium dar, weil ein genauer Datenschutz auch branchenspezifische Besonderheiten berücksichtigen sollte. Preis und Leistung sind ebenfalls wesentliche Merkmale, die Gründer eines Start-Ups beachten sollten.

Herausforderungen bei der Arbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten

Der externe Datenschutzbeauftragte schlägt etwas vor, was vom Team des Start-Ups nicht verstanden oder gar als Einmischung empfunden wird – Solche Probleme entstehen, wenn Kommunikationshürden bestehen oder das Abgrenzen der Verantwortlichkeiten nicht sauber erfolgte. Durch ein Erstgespräch zwischen dem Datenschutzbeauftragten und dem Team des Start-Ups sind solche Probleme, aber auch mangelnde zeitliche Abstimmungen zu lösen. Ein oft auftretendes Problem ist es auch, dass durch die Unternehmensmitarbeiter der Datenschutz als Expertensache etikettiert wird. Doch erst dann, wenn das ganze Team seinen Beitrag leistet, wird das Konzept des externen Datenschutzbeauftragten richtig umsetzbar. Der externe Datenschutzbeauftragte ist dem Start-Up ein wichtiger Partner rund um den Datenschutz als gesetzlich vorgeschrieben Wert und den Wettbewerbsvorteil, den er liefert. Das A und O: ein sorgfältiges Auswählen des Experten und ein ausführliches Beratungsgespräch!